Wraz z biegiem czasu, coraz większa liczba przedsiębiorców zaczęła wykorzystywać podczas prowadzenia swojej działalności, dokumenty w formie elektronicznej. Z ich wykorzystywaniem, wiąże się bowiem szereg bardzo ważnych zalet. Jedną z bardziej istotnych, jest możliwość ich sprawnej i bezproblemowej wysyłki.

Bezpieczna wysyłka dokumentów elektronicznych

Początkowo, duża liczba firm decydowała się na wysyłkę tak sporządzonych dokumentów drogą mailową. Szybko jednak okazało się, że nie zapewnia to odpowiednio wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych, zgromadzonych na takich dokumentach. Z tego też względu, coraz bardziej istotna dla wielu firm stała się opatentowana wysyłka elektroniczna dokumentów. Wysyłka ta oparta jest na ścisłym wykorzystywaniu platform internetowych, które połączone są z tymi najbardziej popularnymi programami księgowo- magazynowanymi, takimi jak symfonia. Kluczowe jest również odpowiednie wygenerowanie pliku PDF który to nadal jest najczęściej wykorzystywanym formatem do tworzenia dokumentów. Na tak wygenerowanym dokumencie znajdują się jednak metadane, które tworzone są według ogólnie przyjętych standardów. Dzięki tym metadanym, które są bezproblemowo odczytywane przez program magazynowy kontrahenta, możliwa jest wspomniana wcześniej wysyłka dokumentów księgowo-finansowych pomiędzy poszczególnymi platformami. Dzięki temu, automatycznie, albo praktycznie z pomocą jednego kliknięcia można sprawić, że dany dokument finansowy znajdzie się praktycznie natychmiastowo w programie magazynowanym danego kontrahenta, bez konieczności przedłużającego się czasu oczekiwania.

Ten sposób dystrybucji związany jest z faktem, że tak wysłana faktura nie może trafić do spamu, jak w przypadku dystrybucji mailowej. Dzięki temu, możliwe jest w praktyce znaczne usprawnienie funkcjonowania wielu firm, które, dzięki takim metodom obiegu dokumentów, nie muszą wykonywać wszelkich czynności ręcznie. Dokumenty rozsyłane taką właśnie formą dystrybucji, mogą być również bez większych problemów archiwizowane, nie będzie także problemów z ich zatwierdzeniem, skierowaniem do bufora, czy też do wglądu. Nic dziwnego, że taki sposób dystrybucji faktur, staje się coraz bardziej popularny. Z rozwiązań tych korzystają już obecnie nie tylko urzędy, czy też inne jednostki samorządu terytorialnego, ale także i firmy prywatne. Od pewnego czasu, coraz większa liczba firm korzysta przede wszystkim z dokumentów w formie elektronicznej. Wszystko z tego względu, że taki sposób dystrybucji oraz zarządzania dokumentami, jest po prostu znacznie wygodniejszy. Może się on także bardzo pozytywnie przełożyć się na kwestie zabezpieczenia dokumentów księgowych przed nieautoryzowanym dostępem.